Важливі зміни для HR в IT та ФОПів з КВЕДами 78.10, 78.20, 78.30

Сфера рекрутингу та кадрового консалтингу в Україні переживає період активної легалізації та посилення державного нагляду. Для IT-компаній та приватних рекрутерів, що працюють як ФОП, вибір правильної моделі взаємодії з ринком праці став не просто питанням податкової оптимізації, а гарантією юридичної безпеки. У 2026 році органи контролю приділяють особливу увагу тому, чи відповідає фактична діяльність підприємця заявленим кодам КВЕД, особливо коли мова йде про посередництво у працевлаштуванні та надання персоналу.

Нові вимоги до звітності агентств із працевлаштування – КВЕД 78.10, 78.20, 78.30

Для багатьох підприємців, які мають у своєму арсеналі коди 78.10 (діяльність агентств працевлаштування), 78.20 (тимчасове працевлаштування) або 78.30 (забезпечення трудовими ресурсами), головною новиною став перехід на інтенсивний режим звітування. Впроваджені зміни для КВЕД 78.10 78.20 78.30 в Україні закріпили статус форми № 1-ПА як основного інструменту моніторингу ринку праці.

Згідно з актуальними нормами, звітність агентств з працевлаштування у 2026 році подається не раз на рік, як це було раніше, а щоквартально. Суб’єкти господарювання зобов’язані подати звіт протягом 15 календарних днів після закінчення звітного кварталу.

Важливі нюанси подання звіту 1-ПА:

• Наразі функціонал електронних кабінетів для цієї форми залишається обмеженим, тому звіт подається у паперовому вигляді (особисто або цінним листом з описом вкладення через пошту).
• Якщо останній день подання припадає на вихідний, термін переноситься на наступний за ним робочий день.
• Відповідно до ст. 53 закону «Про зайнятість населення», за неподання звіту без поважних причин накладається штраф у двократному розмірі мінімальної заробітної плати. Станом на 2026 рік це відчутна сума, яка значно перевищує показники минулих років.

«Неподання суб’єктом господарювання відомостей про працевлаштованих ним осіб є прямим порушенням законодавства про зайнятість, що автоматично веде до фінансових санкцій у двократному розмірі мінімальної зарплатні».

Ризики перекваліфікації відносин в IT-рекрутингу: як не потрапити під штрафи Держпраці

В IT-індустрії часто використовується рекрутинг як послуга оподаткування ФОП, де спеціаліст шукає кадри для замовника за винагороду. Однак тут прихована серйозна небезпека. Якщо ФОП використовує КВЕД 78.20 і фактично займається аутстафінгом (здачею персоналу в оренду), але не виконує додаткових вимог законодавства, Держпраці може розцінити це як порушення трудового законодавства.

Розглядаючи особливості КВЕД 78.20 для ІТ аутстафінгу, варто розуміти різницю:

• Рекрутинг (78.10). Ви знайшли кандидата, замовник його найняв, ви отримали бонус. Ваші відносини з кандидатом закінчуються в момент його виходу на роботу.
• Аутстафінг (78.20). Ви найняли спеціаліста до себе в штат (або як ФОП), але він працює під безпосереднім керівництвом та на обладнанні замовника.

Для мінімізації ризиків перекваліфікації HR-спеціалістам варто активно використовувати закон про спрощення документообігу для підприємців, який дозволяє чітко розмежувати цивільно-правові відносини від трудових через правильно складені договори та акти наданих послуг.

Що має бути в договорі на рекрутингові послуги:

1. Чіткий опис результату послуги – підібраний кандидат, надане резюме.
2. Відсутність вказівок на підпорядкування спеціаліста внутрішньому розпорядку замовника.
3. Оплата за результат, а не за процес перебування на робочому місці.

Ліцензування та посередництво у працевлаштуванні за кордоном: актуальні правила 2026

У 2026 році особлива увага приділяється рекрутерам, які допомагають українським IT-фахівцям знаходити роботу в іноземних компаніях (релокація або віддалена робота на закордонний офіс). Посередництво у працевлаштуванні за кордоном більше не потребує класичної ліцензії, проте вимагає включення до спеціального переліку суб’єктів, що надають такі послуги.

Суб’єкти з КВЕДами 78.10 та 78.30, які працюють із закордонними замовниками, повинні мати укладену зовнішньоекономічну угоду та дотримуватися правил валютного контролю. Важливо, що послуги з посередництва для шукача роботи в Україні мають бути безоплатними, бо оплату за рекрутинг може здійснювати лише роботодавець-замовник.

Список вимог для легального міжнародного рекрутингу:

• наявність договору з іноземним партнером (контрагентом);
• ведення обліку осіб, працевлаштованих за кордоном, для звіту 1-ПА;
• дотримання вимог щодо захисту персональних даних кандидатів (GDPR та українське законодавство).

Використання КВЕДів групи 78 вимагає від HR-менеджера або власника агентства високої точності в бухгалтерії. Помилка у формі звітності або неправильно оформлений контракт можуть призвести не лише до штрафів, а й до пильної уваги з боку фінмоніторингу, оскільки діяльність із забезпечення ресурсами часто потрапляє в зону ризику.

Тому, якщо ви відчуваєте складність у щоквартальному звітуванні або не впевнені у виборі правильного КВЕД для вашої моделі бізнесу, ми готові забезпечити професійне подання звітності (річна, місячна та квартальна) замість вас, включаючи форму 1-ПА. Також наші фахівці проведуть для вас повний аудит ФОП, щоб гарантувати безпеку вашої рекрутингової діяльності.