Спрощена чи загальна система оподаткування: як обрати ФОП у 2026 році

Чому правильний вибір системи оподаткування — ключ до стабільного бізнесу

Вибір системи оподаткування — це одне з перших рішень, яке постає перед кожним підприємцем на старті бізнесу. Від нього залежить не лише розмір податків, а й спосіб ведення обліку, взаємодія з контролюючими органами та загальне навантаження на бізнес. В Україні наразі діють дві основні моделі: загальна та спрощена системи оподаткування.

Для підприємця-початківця без фінансової освіти ці поняття можуть здатися складними й незрозумілими. У цій статті ми розглянемо ключові особливості кожної системи, щоб допомогти вам зробити правильний вибір.

Коли підходить спрощена система оподаткування

Спрощена система оподаткування ФОП — ідеальний варіант для малого бізнесу, фрілансерів, власників інтернет-магазинів та надавачів послуг, які прагнуть вести справу просто та без зайвої бюрократії. Вона дозволяє платити менше податків, вести мінімальний облік та зосередитися на розвитку справи. Втім, ця система має не лише переваги, а й певні обмеження, які потрібно враховувати до реєстрації.

Основні переваги спрощеної системи:

• Мінімальний обсяг звітності та простий облік.
• Низькі ставки податку, фіксовані або у відсотках від доходу.
• Не потрібно бути юрособою — достатньо статусу ФОП.
• Відсутність ПДВ (податок на додану вартість), для певних груп, що спрощує документообіг.

Обмеження, які варто враховувати:

• Ліміт доходу залежно від обраної групи (наприклад, для 2 групи — до 3,26 млн грн на рік).
• Не всі види діяльності дозволені (наприклад, діяльність у сфері азартних ігор або імпорт підакцизних товарів заборонена).
• Обмеження на кількість найманих працівників.
• Ускладнення при роботі з великими компаніями, що потребують контрагентів з ПДВ.

Що таке єдиний податок і які є групи

Єдиний податок — це форма оподаткування для ФОПів та юридичних осіб, які працюють на спрощеній системі.

Податки для ФОП в Україні у 2026 році залежать від обраної групи платника та типу системи.

Всього передбачено чотири групи платників єдиного податку:

• 1–3 групи — для фізичних осіб-підприємців (ФОП).
• 4 група — для аграріїв (сільськогосподарських товаровиробників).

Кожна група відрізняється за:

• максимальним обсягом річного доходу,
• кількістю найманих працівників,
• дозволеними видами діяльності.

Найпопулярніші серед малого бізнесу — це 2 та 3 групи, оскільки вони надають оптимальні умови для інтернет-магазинів, фрілансерів, надавачів послуг і локального сервісного бізнесу.

У яких випадках краще обрати загальну систему

Загальна система оподаткування — менш популярний, але водночас необхідний варіант для підприємців, які планують масштабну діяльність або вихід на ринок із високими доходами. На відміну від спрощеної, вона передбачає повноцінний бухгалтерський облік і складнішу звітність, однак відкриває більше можливостей для роботи з великими компаніями, участі в тендерах та ведення діяльності без обмежень за видами чи обсягами.

Для кого актуальна загальна система

Ця система підходить для юросіб і ФОПів, які:

• мають великі обсяги доходу (без лімітів);
• планують працювати з ПДВ;
• займаються діяльністю, що не дозволена на спрощеній системі;
• ведуть зовнішньоекономічну діяльність;
• співпрацюють із великими контрагентами (державні закупівлі, тендери).

Які податки доведеться сплачувати

ФОПи на загальній системі сплачують:

• податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%;
• військовий збір — 1,5%;
• єдиний соціальний внесок (ЄСВ) — 22% від мінімальної зарплати (або більше, залежно від доходу).

Юрособи додатково сплачують:

• податок на прибуток — 18% (або альтернативні форми — у деяких випадках);
• ПДВ — за наявності реєстрації платником.

Яку звітність потрібно подавати

На загальній системі облік складніший, ніж на спрощеній. Потрібно вести повноцінну бухгалтерію, подавати декларацію про майновий стан і доходи (для ФОПів), звітність з ПДВ, ЄСВ та інші обов’язкові форми. Для юросіб — щоквартальна або річна фінансова звітність та декларація з податку на прибуток.

Як зробити вибір: порівняння систем 

«Обрання системи оподаткування — це стратегічне рішення, що напряму впливає на фінансове здоров’я бізнесу», — зазначають експерти з податкового консалтингу.

Нижче — ключові відмінності між загальною та спрощеною системами оподаткування:

1. Ведення обліку

Загальна система:

• Облік доходів і витрат ведеться у довільній формі.
• Витрати обов’язково підтверджуються документально (акти, накладні).
• Платник із доходом понад 1 млн грн зобов’язаний стати платником ПДВ.

Спрощена система:

• Ведеться облік лише доходів (у книзі або електронній формі).
• Витрати не враховуються (крім 3 групи з ПДВ).
• Спрощене адміністрування, менше вимог до документообігу.

2. Звітність

Загальна система:

• Податкова декларація подається раз на рік.
• Звітність — складніша, особливо при наявності витрат і найманих працівників.

Спрощена система:

• 1 і 2 група: декларація — раз на рік.
• 3 група: звітування — щоквартальне.
• Спрощена подача, зменшений обсяг документів.

3. Податкові ставки

Загальна система:

• 18% ПДФО + 1,5% військовий збір (з чистого доходу).
• ЄСВ — 22% від чистого доходу.

Спрощена система:

• 1 група: ЄП — 332,8 грн/міс, ВЗ — 864,70 грн/міс.
• 2 група: ЄП — 1 729,40 грн/міс, ВЗ — 864,70 грн/міс.
• 3 група: 5% доходу або 3% + ПДВ; ВЗ — 1% від доходу.
• ЄСВ (усі групи): 5707,02 грн/квартал.

4. Контроль та обмеження

Загальна система:

• Без обмежень щодо кількості найманих працівників.
• Можна працювати з будь-якими контрагентами, у тому числі з нерезидентами.
• Дозволені всі види діяльності.
• Відсутні ліміти доходу.

Спрощена система:

• 1 група: без працівників.
• 2 група: до 10 працівників.
• 3 група: без обмежень.
• Обмеження щодо видів діяльності (наприклад, обмін валют, видобуток корисних копалин).
• Ліміти доходів:
  • 1 група: до 1 444 049 грн/рік.
  • 2 група: до 7 211 598грн/рік.
  • 3 група: до 10 091 049 грн/рік.

Підіб’ємо підсумок

Загальна система підходить, якщо:

• Доходи перевищують ліміти спрощеної системи.
• Є значні підтверджені витрати.
• Займаєтесь діяльністю, яка не допускається на спрощеній системі.

Спрощена система зручна, якщо:

• Ваш дохід стабільний і не перевищує встановлені межі.
• Витрати мінімальні або важко підтверджуються.
• Ви працюєте з фізичними особами або малим бізнесом.

Приклади з практики: коли і кому краще кожен варіант

Щоб краще зрозуміти, яка система оподаткування підходить у тій чи іншій ситуації, розглянемо кілька типових прикладів із різних сфер бізнесу:

• Онлайн-магазин (спрощена система).
  Підприємець, що торгує одягом через інтернет, обирає 2 групу ЄП. Доходи стабільні, персоналу немає, безготівкові платежі. Спрощена система дозволяє не вести складний облік і сплачувати фіксований податок, що зручно при стабільному обсязі продажів.
• IT-фахівець (спрощена система).
  Фрілансер, який надає послуги іноземним клієнтам, обирає 3 групу ЄП (5%). Він працює самостійно, отримує оплату у валюті. Йому вигідна проста звітність та відсутність ПДВ.
• Виробник меблів (загальна система).
  Підприємець має цех, обладнання, працівників, закуповує матеріали та продає продукцію юридичним особам. Загальна система вигідна для відшкодування ПДВ та ведення обліку витрат, що дозволяє зменшити базу оподаткування.

Як змінити систему оподаткування: покрокова інструкція

Перехід з однієї системи оподаткування на іншу — цілком законна процедура, яка можлива за ініціативою підприємця або у зв’язку з порушенням умов перебування на спрощеній системі. Щоб змінити систему, потрібно:

1. Подати заяву до податкової інспекції за місцем реєстрації. У документі вказується, на яку саме систему оподаткування ви хочете перейти та з якої дати.
2. Дотриматись строків: звернення необхідно подати до 15 числа місяця, що передує кварталу, з якого планується новий режим. Наприклад, якщо хочете змінити систему з другого кварталу — подавайте заяву до 15 березня.
3. Отримати підтвердження: податкова внесе зміни до відповідних реєстрів та надасть витяг або офіційне повідомлення (особливо це стосується переходу на єдиний податок).

Зверніть увагу: у разі порушення умов перебування на спрощеній системі (наприклад, перевищення ліміту доходу) — ДПС самостійно переведе вас на загальну систему оподаткування з початку наступного кварталу.

Висновки: що варто врахувати підприємцю у 2026 році

Перед вибором системи оподаткування у 2026 році важливо оцінити реальні потреби бізнесу. Спрощена система підходить тим, хто веде невеликий бізнес без великої кількості витрат та хоче мінімум звітності. Загальна — для тих, хто має масштабну діяльність, веде облік витрат і працює з ПДВ.

Варто уважно стежити за змінами у законодавстві, переглядати свої фінансові показники й адаптувати облікову систему до реалій бізнесу.

Не дійте необдумано. Щоб уникнути штрафів і втрат, краще звернутись до бухгалтера або податкового консультанта — вони допоможуть підібрати оптимальне рішення саме для вашої ситуації.