Касовий апарат, РРО та ПРРО для ФОП: вимоги та правила у 2026 році

Питання фіскалізації розрахунків у 2026 році залишається одним із найважливіших для українського малого бізнесу. Впровадження обов’язкових касових апаратів викликало чимало дискусій, проте сьогодні це вже не просто вимога закону, а стандарт прозорого підприємництва.

Чи потрібні для ФОП касові апарати?

Згідно з актуальним законодавством, касовий апарат для ФОП 2026 правила встановлюють як обов’язковий атрибут для більшості категорій бізнесу. Вимоги стосуються всіх підприємців на загальній системі оподаткування, а також платників єдиного податку 2-4 груп, які приймають оплату готівкою або через POS-термінали.

Однак існують певні категорії, хто з ФОП звільнений від РРО у 2026 році:

• Платники 1 групи єдиного податку. Підприємці, які торгують на ринках або надають побутові послуги населенню, звільнені від обов’язку фіскалізації. Проте зверніть увагу, що з 1 січня 2026 року для них стає обов’язковим надання можливості безготівкової оплати (термінал, QR-код), хоча сам чек РРО все ще не потрібен.
• Розрахунки через IBAN. Якщо клієнти сплачують кошти виключно за повними банківськими реквізитами на розрахунковий рахунок ФОП, касовий апарат не потрібен.
• Дистанційні послуги. Якщо послуги надаються виключно через інтернет і оплата здійснюється за допомогою систем дистанційного обслуговування, РРО можна не застосовувати.

Важливо пам’ятати про ризики, бо штрафи за відсутність касового апарата 2026 року становлять 100% від вартості проданого без чека товару за перше порушення та 150% за кожне наступне. Така суворість робить ігнорування закону економічно невигідним.

Що таке РРО та як працює реєстратор розрахункових операцій?

Реєстратор розрахункових операцій – це спеціальний пристрій або програмне забезпечення, призначене для фіксації кожної операції з продажу товарів чи надання послуг. Головна мета використання реєстратора полягає у декларуванні доходів та забезпеченні бюджетних надходжень. Окрім контрольної функції, РРО захищає права споживача, видаючи йому офіційний документ – фіскальний чек, який є доказом купівлі.

Механізм роботи реєстратора виглядає так:

1. Клієнт здійснює оплату зручним способом – готівкою, через інтернет-еквайринг або банківською карткою.
2. Операція реєструється в РРО або ПРРО, після чого дані про неї автоматично шифруються та надсилаються на сервер ДПС.
3. Формується фіскальний чек, що містить обов’язкові реквізити – дані про ФОП (назва, ІПН), перелік товарів, їх вартість, дату операції та унікальний фіскальний номер.
4. Покупець отримує чек (паперовий або електронний), а підприємець – зафіксовану інформацію про продаж, яка часто інтегрується з бухгалтерськими системами.

«Запровадження РРО – це шлях до чесної конкуренції. Коли кожен підприємець працює «в білу», ринок стає прогнозованим, а права клієнта – захищеними на державному рівні».

Переваги ПРРО для підприємців

Програмний реєстратор – це сучасна альтернатива класичним касовим апаратам, яка працює на звичайному смартфоні, планшеті або ноутбуці. Це рішення особливо популярне, адже ПРРО для ФОП 2 та 3 групи вимоги закриває повністю, пропонуючи при цьому значну економію.

Основні переваги використання ПРРО:

• Економічність. Відсутність витрат на купівлю дорогого заліза та його щорічне сервісне обслуговування.
• Мобільність. Каса завжди у вашій кишені, що ідеально для кур’єрів або виїзної торгівлі.
• Автоматизація. Легка інтеграція з CRM-системами та сервісами складського обліку.
• Екологічність. Можливість видавати електронні чеки (через QR-код, SMS або на e-mail), що звільняє від потреби купувати касову стрічку.
• Надійність. Дані зберігаються в хмарі, а ПРРО може працювати в офлайн-режимі до 36 годин, синхронізуючи інформацію з сервером ДПС після появи інтернету.

Як зареєструвати РРО, ПРРО для ФОП?

Процедура реєстрації залежить від типу обраного реєстратора. Для класичного «залізного» касового апарату вона трохи складніша – потрібно придбати сертифікований пристрій, укласти договір із Центром сервісного обслуговування та подати заяву № 1-РРО через Електронний кабінет платника.

Реєстрація ПРРО проходить набагато швидше і складається з таких кроків:

1. Оберіть програму, наприклад, Checkbox, «ВчасноКаса» або безкоштовне рішення від ДПС.
2. Подайте електронну заяву через кабінет платника податків. Податкова реєструє її протягом одного робочого дня.
3. Зареєструйте електронний підпис касира (заява № 5-ПРРО), який буде використовуватися для підписання чеків.
4. Завантажте програму на свій гаджет, авторизуйтесь за допомогою КЕП і відкривайте зміну.

Це рішення дозволяє запустити фіскалізацію бізнесу буквально за кілька годин, забезпечуючи повну відповідність законодавству та комфорт для клієнтів у 2026 році.

Щоб отримати не тільки консультацію, а й кваліфіковану допомогу з ведення бухгалтерії ФОП та використання касових апаратів, зв`яжіться зі спеціалістами нашої компанії. «Прато» надає послуги реєстрації бізнесу, оформлення та подачі документації, аудиту та допомоги з фінмоніторингом. Тому звернення до нас дозволяє забути про бюрократію та зосередитись на розвитку підприємства!