Сьогодні розвиток малого бізнесу в Україні неможливий без залучення додаткових ресурсів, і наймання персоналу стає логічним кроком для масштабування. Проте перехід від одноосібної діяльності до статусу роботодавця накладає на підприємця низку юридичних та фінансових зобов’язань. Останнім часом значно посилився контроль державних органів за офіційним працевлаштуванням та дотриманням трудових прав, тому правильне оформлення відносин є важливим для безпеки вашої справи.
Як ФОПам працювати з найманими працівниками
Перш ніж наймати першого співробітника, ФОП має чітко розуміти межі своїх можливостей залежно від обраної системи оподаткування. Згідно з податковим кодексом України, існують певні ліміти:
- ФОП на 2-й групі єдиного податку може мати у штаті не більше 10 осіб одночасно.
- ФОП на 3-й групі, а також підприємці на загальній системі оподаткування, не мають обмежень щодо кількості найманих працівників
Варто пам’ятати, що норми кодексу законів про працю поширюються на підприємців у повному обсязі. Це означає, що ви стаєте повноцінним суб’єктом трудових відносин. Основою вашої роботи має стати первинна документація: штатний розпис, накази про прийняття/звільнення, табелі обліку робочого часу та розрахункові відомості.
«Будь-яка помилка в оформленні наказу або допуск до роботи без повідомлення податкової може коштувати підприємцю суми, що в десятки разів перевищує витрати на професійний бухгалтерський супровід».
Оформлення працівників
Процес оформлення найманих працівників ФОП у 2026 році вимагає суворої послідовності дій. Ви не можете дозволити людині розпочати роботу «на пробу» без паперового супроводу. Якщо вам потрібно перевірити навички фахівця, обов’язково пропишіть у наказі випробувальний термін (зазвичай до 3 місяців), але сам факт працевлаштування має бути зафіксований з першого дня.
Алгоритм оформлення включає наступні кроки:
- Отримання документів. По закону потрібен паспорт, ІПН, трудова книжка (за наявності), військовий квиток та документи про освіту.
- Подання заяви та оформлення наказу. Працівник пише заяву, а ви видаєте наказ про прийняття на роботу.
- Підписання трудового договору. Обов’язково укладається письмовий трудовий договір ФОП з працівником. У ньому фіксуються графік, обов’язки та розмір оплати.
- Повідомлення ДПС. Це важливий крок – необхідно подати повідомлення до податкової служби електронним шляхом до того, як працівник приступить до виконання обов’язків (мінімум за день).
Особливу увагу слід приділити штатному розпису. Його потрібно затвердити до наймання першого працівника і оновлювати щоразу, коли змінюються посади або розміри окладів. Пам’ятайте, що назви посад мають суворо відповідати класифікатору професій.
Нарахування заробітньої плати
Нарахування виплат – це сфера найвищого ризику. Розглядаючи особливості співпраці ФОП з персоналом, слід чітко розмежувати нарахування податків та виплату «чистими». Заробітна плата має виплачуватися двічі на місяць (аванс та основна частина) з інтервалом не більше 16 днів.
Податкове навантаження на 2026 рік складається з таких частин:
- ЄСВ – 22% нараховується «зверху» на фонд оплати праці.
- ПДФО – 18% утримується із зарплати працівника.
- Військовий збір – 1,5% (або актуальна ставка на момент виплати) утримується із зарплати.
Розглянемо приклад розрахунку, припустимо, на оклад в 10 000 грн. У цьому випадку податки на зарплату найманих працівників для ФОП складуть 2200 грн (ЄСВ) – із 10 000 грн віднімається 1800 грн ПДФО та 150 грн військового збору. На руки працівник отримує 8050 грн.
Не забувайте також про щорічні відпустки (мінімум 24 календарні дні) та необхідність ведення табеля робочого часу. За порушення цих норм передбачені жорсткі фінансові санкції.
Ризики та відповідальність
Держпраці активно перевіряє ФОПів. Ви повинні знати розміри штрафів, які прив’язані до мінімальної заробітної плати:
- 30 мінімальних зарплат за фактичний допуск до роботи без договору або оформлення на неповний час при фактичній повній зайнятості.
- 10 мінімальних зарплат за недотримання мінімальних державних гарантій (наприклад, неоплата нічних годин або роботи у вихідні).
- 3 мінімальні зарплати за порушення строків виплати зарплати більш ніж на місяць.
Якщо для вас співпраця з найманими працівниками це щось нове, компанія «Прато» готова прийти на допомогу. Ми забезпечимо професійне ведення бухгалтерії ФОП, гарантуючи відсутність помилок у кадрових документах та нарахуваннях. Також наша компанія надає кваліфіковану допомогу з фінмоніторингом, щоб ваші розрахунки з персоналом та контрагентами завжди були прозорими для контролюючих органів.