Процес соціального страхування в Україні пройшов шлях значної цифровізації, що дозволило роботодавцям мінімізувати паперову тяганину. Ефективна взаємодія з державними органами вимагає від бухгалтера чи власника бізнесу чіткого розуміння механізмів подання звітності через оновлені цифрові платформи. При цьому коректна подача заяви розрахунку до ПФУ у 2026 році залишається головним етапом для своєчасного отримання фінансування на виплату допомоги працівникам.
Алгоритм формування та подання заяви-розрахунку через кабінет ПФУ
Технічна сторона процесу розпочинається на порталі електронних послуг пенсійного фонду України. Першочерговим кроком є авторизація – користувач повинен натиснути кнопку «Вхід» та ідентифікувати себе як юридичну особу або ФОП-роботодавця, використовуючи кваліфікований електронний підпис. Після успішного входу в лівому бічному меню слід обрати розділ «Заяви-розрахунки» та натиснути «Створити нову». Важливо пам’ятати, що для цього процесу не потрібно укладати додаткових договорів про визнання електронних документів із ПФУ.
Більшість відомостей, наприклад, код ЄДРПОУ страхувальника, підтягуються системою автоматично. Роботодавцю необхідно лише визначити часовий проміжок, за який лікарняні листки набули статусу «Готові до сплати». Після натискання кнопки «Продовжити» система самостійно завантажить перелік електронних листків непрацездатності (не більше 200 одиниць на одну заяву). На цьому етапі важливо перевірити реквізити спеціального рахунку (UA…), оскільки саме на нього надійдуть кошти для подальшої виплати персоналу. Програма зазвичай підказує, які поля пропущені, та звертає увагу на наявність заборонених символів, наприклад, зайвих лапок у назвах організацій.
Покрокові рекомендації щодо подання заяви до ПФУ без помилок
Для того, щоб заява розрахунок, лікарняні терміни подання якої зазвичай не обмежуються жорстким дедлайном (але рекомендовано подавати їх одразу після набуття листком статусу готовності), пройшла перевірку успішно, варто дотримуватися певних правил. Основна увага має бути прикута до страхового стажу – як загального, так і за останні 12 місяців. Хоча система підтягує ці дані автоматично, іноді вони потребують ручного коригування на основі паперових трудових книжок або даних ОК-5/ОК-7, особливо для нових співробітників.
Ось кілька практичних порад для безпомилкового подання:
- Переконайтеся, що дані в електронному листку збігаються з паспортними даними працівника в реєстрі застрахованих осіб.
- Вводьте суму, що підлягає оплаті за рахунок коштів Фонду, максимально уважно, не плутаючи її з частиною, яку оплачує роботодавець (перші 5 днів).
- Після відправлення документа важливо регулярно перевіряти статус заяви розрахунку в пенсійному фонді у відповідному розділі кабінету.
«Якісна підготовка заяви-розрахунку – це не лише технічне заповнення полів, а й гарантія того, що права працівника на соціальний захист будуть реалізовані без затримок через бюрократичні помилки».
Користувачеві, який хоче знати, як подати заяву розрахунок через особистий кабінет ПФУ, варто пам’ятати – після того, як ви натиснули «Сформувати заяву-розрахунок», поставили підпис та відправили документ, внесення будь-яких виправлень у цей файл стає неможливим.
Причини відхилення заяви та порядок виправлення неточностей
Незважаючи на автоматизацію, ПФУ може повернути документ на доопрацювання або відхилити його. Найпоширенішими причинами є некоректно вказаний страховий стаж, помилки в розрахунку середньоденної заробітної плати або невідповідність реквізитів спецрахунку. Якщо ви помітили статус «Відхилено», у коментарі до заяви фахівець ПФУ зазвичай зазначає причину.
Для виправлення помилок, виявлених після відправлення, або у разі отримання відмови, страхувальник має право створити «Заяву-розрахунок на заміну». Це дозволяє анулювати попередні некоректні дані та подати оновлену інформацію. Також варто пам’ятати про важливий нюанс – після надходження коштів та виплати їх працівнику, роботодавець зобов’язаний протягом одного місяця надати звіт про підтвердження виплат. Наразі цей документ подається переважно в паперовому вигляді або надсилається рекомендованим листом, що є обов’язковою умовою для закриття циклу страхової виплати.
Якщо ви прагнете зосередитися на розвитку бізнесу, а не на бюрократичних тонкощах, наша компанія готова взяти на себе повне ведення бухгалтерії ФОП та професійне подання звітності до всіх контролюючих органів. Ми забезпечимо безпомилкову взаємодію з ПФУ та податковою, щоб ви могли бути впевнені у фінансовій чистоті вашої діяльності.