Фріланс у 2026 році – це не лише свобода вибору проєктів та гнучкий графік, а й повна відповідальність за легальність своєї діяльності. Для багатьох спеціалістів, особливо в ІТ-сфері, адміністративна робота стає справжнім викликом, адже вона вимагає уваги до деталей та знання актуального законодавства. Правильно організована бухгалтерія для фрілансера у 2026 році дозволяє уникнути штрафів, налагодити роботу з іноземними біржами та зосередитися на професійному зростанні.
Своєчасна сплата податків та подання звітності
Планування – це фундамент стабільного бізнесу. Як ви ведете календар робочих дедлайнів, так само необхідно вести графік податкових зобов’язань. А перш ніж розбиратися, як вести ФОП фрілансеру самостійно, важливо чітко визначити свою групу оподаткування та ставку єдиного податку.
Наприклад, більшість фрілансерів обирають 3-тю групу спрощеної системи. Тут існують різні сценарії: одні сплачують 5% від доходу без ПДВ, інші – 3% з реєстрацією платником ПДВ. Податки для фріланса в Україні також включають єдиний соціальний внесок, який має свої чіткі терміни сплати.
Основні правила податкового планування:
- Визначте свій звітний період. Для 3-ї групи – це календарний квартал, для 1-ї та 2-ї – рік.
- Складіть календар дедлайнів. Зафіксуйте дати подання декларацій (40 днів після кварталу) та дати сплати податків (10 днів після граничного строку подання звіту).
- Стежте за новинами. Під час воєнного стану законодавство часто змінюється – з’являються пільги щодо сплати ЄСВ або відтермінування подачі звітів для певних категорій.
«Більшість айтішників та дизайнерів не ознайомлені з тонкощами обліку і витрачають багато неоплачуваного часу на ведення своєї бухгалтерії, замість того, щоб заробляти на основних послугах».
Документообіг фрілансера – рахунки-фактури, інвойси та акти виконаних робіт
Отримання грошей на рахунок – це лише половина справи. Кожне надходження валюти або гривні має бути підтверджене документально. Для тих, хто працює на міжнародних біржах на кшталт Upwork або Fiverr, процедура значно спрощена завдяки закону про «дерегуляцію експорту послуг».
Що має бути в папці документів фрілансера:
- Інвойс (рахунок-фактура). Це основний документ для роботи з іноземними замовниками. В Україні оплачений інвойс прирівнюється до акта виконаних робіт, якщо він містить опис послуг та посилання на договір-оферту.
- Оферта. Працюючи через біржі, ви приймаєте умови їхньої оферти. Банки у 2026 році приймають роздруківки таких оферт як підставу для зарахування валюти.
- Акти виконаних робіт. Використовуються переважно при роботі з українськими юридичними особами.
- Виписки з банку. Вони є основним доказом отримання доходу, на основі якого розраховується єдиний податок.
Важливо пам’ятати, що фінмоніторинг у 2026 році став прискіпливішим. Відсутність інвойсу на велику суму може стати причиною блокування платежу банком до з’ясування обставин.
Бухгалтерский аутсорсинг
Якщо ви цінуєте свій час і не бажаєте занурюватися у розрахунки курсових різниць та вивчення нових форм декларацій, найкращим рішенням буде бухгалтерський супровід віддалених працівників. Професійний бухгалтер не просто подає звіти, а стає вашим фінансовим радником.
Переваги аутсорсингу для фрілансера:
- Гарантія відсутності помилок. Професіонали знають всі нюанси заповнення декларацій, що виключає ризик нарахування пені.
- Економія часу. Ви витрачаєте 5 хвилин на місяць, щоб скинути виписки, замість годин у кабінеті платника податків.
- Робота з валютою. Бухгалтер допоможе правильно розрахувати дохід за курсом НБУ на дату надходження коштів, що є критично важливим для ФОП 3-ї групи.
- Звірки з податковою. Регулярний контроль стану розрахунків з бюджетом дозволяє вчасно виявити переплати або недоїмки.
Довіривши ведення справ фахівцям, ви отримуєте впевненість у тому, що ваш бізнес працює прозоро, а всі податкові «хвости» закриті. Це особливо важливо під час воєнного стану, коли стабільність фінансової системи залежить від дисципліни кожного платника податків.
Ми допоможемо вам налагодити бездоганне ведення бухгалтерії ФОП, щоб ви могли повністю зосередитися на своїх проєктах. Наша компанія забезпечує якісне подання всієї звітності (річної, квартальної та місячної) та допомагає з проходженням фінансового моніторингу при отриманні валютних платежів.