Ведення власного бізнесу у формі ФОП приваблює багатьох своєю простотою, проте статус роботодавця миттєво додає підприємцю нових, серйозних обов’язків. Як тільки у вашій команді з’являється перший офіційно оформлений співробітник, ви стаєте повноцінним суб’єктом трудових відносин, підзвітним Держпраці. У 2026 році вимоги до прозорості трудових відносин лише посилилися, а цифровізація процесів зробила кадровий облік невід’ємною частиною безпеки бізнесу.
Кому саме потрібні кадрові документи
Часто підприємці на початку своєї діяльності помилково вважають, що кадрова бюрократія – це доля великих заводів чи корпорацій. Однак закон у цьому питанні категоричний, бо як тільки ви як ФОП наймаєте працівників, ви автоматично стаєте роботодавцем. Це означає, що ви зобов’язані оформлювати кадрові документи для ФОП з найманими працівниками відповідно до кодексу законів про працю.
Якщо ж ви працюєте самостійно або залучаєте фахівців лише за договорами цивільно-правового характеру, кадрові накази та штатні розписи вам не потрібні. Але пам’ятайте про тонку межу – якщо відносини з виконавцем мають ознаки трудових (фіксований графік, робоче місце, регулярна оплата), перевірка може кваліфікувати це як приховане працевлаштування.
«Запам’ятайте: якщо ви виступаєте у ролі роботодавця, наявність кадрової документації – це не опція, а обов’язок. Відсутність бодай одного наказу може стати формальним приводом для адміністративного штрафу».
Перелік основних кадрових документів, необхідних ФОП-працедавцю
Для того, щоб ваша діяльність відповідала нормам законодавства, варто вивчити актуальний перелік кадрових документів для ФОП у 2026 році. Завдяки тому, що нещодавно було впроваджено закон про спрощення документообігу для підприємців, малий бізнес отримав певні полегшення, проте базовий набір залишається незмінним.
Основний пакет документів включає:
- Письмовий трудовий договір. Згідно зі ст. 24 КЗпП, він має бути укладений саме у письмовій формі у двох примірниках. Саме тому багато підприємців шукають в мережі актуальний зразок трудового договору ФОП з працівником, щоб врахувати в ньому всі умови, від окладу до посадових обов’язків.
- Штатний розпис. Попри те, що ви ФОП, ви повинні мати документ, де вказані всі посади (згідно з класифікатором професій) та відповідні оклади.
- Обов’язкові кадрові накази для підприємця. Це накази про прийняття на роботу, про звільнення, про надання відпусток чи про зміну окладів. Усі вони мають реєструватися в спеціальному журналі.
- Повідомлення податкової. Про кожного нового працівника необхідно повідомити податкову службу до того, як він приступить до роботи.
- Правила внутрішнього трудового розпорядку та посадові інструкції. Хоча їх можна інтегрувати безпосередньо в трудовий договір, їх наявність (хоча б у такому вигляді) є важливою для Держпраці.
Додаткові обов’язкові форми включають:
- Табель обліку робочого часу – документ, що підтверджує, скільки годин фактично відпрацював кожен співробітник.
- Графік відпусток – має бути затверджений щороку на початку січня.
- Особові картки (форма № П-2) – хоча вона має рекомендаційний характер, її заповнення є стандартом для кадрового обліку.
- Розрахунково-платіжні відомості – документи, що підтверджують нарахування та виплату «білої» зарплати.
Правила ведення та терміни зберігання кадрової документації у 2026 році
У 2026 році цифровізація остаточно змінила підхід до зберігання документів. Україна повністю перейшла на електронні трудові книжки, що звільнило ФОП від обов’язку зберігати та заповнювати паперові оригінали. Проте це додало обов’язок вчасно сканувати та подавати дані до пенсійного фонду через веб-портал.
Терміни зберігання документів (згідно з чинним законодавством):
- Накази з особового складу (прийняття, звільнення) зберігаються 75 років.
- Трудові договори та додаткові угоди зберігаються 75 років після звільнення працівника.
- Табелі обліку робочого часу зберігаються 1 рік (але краще тримати довше на випадок перевірки).
- Графіки відпусток зберігаються 1 рік.
Важливо зауважити, що спрощений режим регулювання трудових відносин дозволяє ФОПам (з кількістю працівників до 250 осіб) прописувати індивідуальні умови щодо строків виплати зарплати чи порядку надання відпусток безпосередньо в трудовому договорі. Це значно полегшує адміністрування, але не скасовує необхідність ведення первинної документації. Якщо ви сумніваєтеся, чи всі ваші документи в порядку, найкращим рішенням буде замовити професійний аудит. І у цьому може допомогти наша компанія. Ми пропонуємо професійне ведення бухгалтерії ФОП та регулярний аудит ФОП (на наявність помилок та проблем), щоб ви могли спокійно розвивати свій бізнес, не переймаючись паперовою рутиною.